HomeFunctionaliteiten

Functionaliteiten

Directie
Docenten
Ouders
Administratie
Website

Koppeling LAS, alles automatisch (geen extra werk)

De schoolplanner koppelt met het leerling[-]volg[-]systeem van de school. Dit houdt in:

  • Leerling- en oudergegevens worden slechts één keer ingevoerd.
  • Medewerkergegevens worden slechts één keer ingevoerd.
  • Beide systemen bevatten toch dezelfde informatie.
  • De administratie heeft een eenvoudig overzicht van de gegevens die door ouders zijn aangepast. Desgewenst wordt dit overgenomen in het LAS.
  • Als een kind of medewerker in het LAS van klas verandert, dan wordt dit automatisch in de schoolplanner verwerkt. Nieuwe ouders en medewerkers, ontvangen automatisch een bericht met een wachtwoord en de uitleg hoe ze kunnen inloggen op de schoolplanner.
  • Als een kind (of een medewerker) van school gaat, wordt het account automatisch ingetrokken.

Schoolplanner vermindert de werkdruk m.b.t. de administratie en koppelt met ESIS en Parnassys.

Mededelingen / vragen

Mededelingen kunnen per e-mail worden verstuurd aal alle ouders, of een deel daar van. Op een e-mail met een mededeling kan niet worden gereageerd.

Er kan ook worden gekozen om een e-mail te sturen met daarin een open- of meerkeuzevraag. Ouders kunnen met een druk op de knop in de e-mail antwoorden.

De antwoorden staan keurig gegroepeerd en kunnen desgewenst worden gedownload om b.v. in Excel verder te bewerken.

Nieuwsbrief

Een school kan natuurlijk een e-mail versturen, met een link naar een nieuwsbrief die op de eigen site staat, of de nieuwsbrief als attachment mee sturen.

Het is echter ook mogelijk om een HTML-nieuwsbrief te gebruiken. Dit type nieuwsbrief is direct in de e-mail leesbaar en kan ook afbeeldingen bevatten. De HTML-nieuwsbrief is ook goed te lezen op een smartphone of tablet. I.o.m. de Schoolplanner wordt een template gemaakt (basis lay-out), zodat de opmaak altijd gelijk is. Leerkrachten kunnen items toevoegen, waarna de directie het redactiewerk kan doen en de nieuwsbrief kan versturen.

Evenementen (inschrijven en communicatie over b.v. sportdag, toernooi, ...)

Communiceren ovenementen zoals een sportdag of een schaaktoernooi is altijd lastig. Daarom is in Schoolplanner een speciaal kalender-item opgenomen; Het evenement.

Er kunnen evenementen worden opgegeven, waaraan b.v. de kinderen uit de bovenbouw zijn gekoppeld. Er kan dan een e-mail worden verstuurd met een inschrijf-knop. Als de inschrijving is geweest worden de kinderen die niet zijn ingeschreven verwijderd. Vervolg-communicatie vindt dan alleen plaats naar de betreffende ouders.

Dus geen e-mails meer die beginnen met: Deze e-mail is aleen voor de ouders die...

Online documenten

Bepaalde groepen gebruikers (medewerkers, OR, MR, e.d.) kunnen documenten met elkaar delen en aan elkaar sturen. Bijvoorbeeld stukken voor een vergadering en de notulen van de vorige vergadering.

Beide ouders op dezelfde wijze geïnformeerd; Ouderbetrokkenheid

Doordat ouders hun eigen gegevens beheren, zijn deze a) up-to-date en b) correct. We zien dat na verloop van tijd bij elk gezin 2 e-mailadressen staan.

Beide ouders krijgen beiden dezelfde informatie. Daar komt nog bij dat de informatie écht voor hen bedoelt is (gerichte communicatie). Omdat ze de informatie niet meer hoeven te filteren (omdat het over een andere klas gaat), neemt men de informatie ook beter tot zich.

De ouderbetrokkenheid neemt hierdoor toe.

Specifieke modules (Ziekte & verlof, Narrow Casting, Divari)

Schoolplanner is modulair opgebouwd en de school kan zelf kiezen welke modules wel/niet worden ingezet.

We zien vaak dat een school start met de basis (kalender, communicatie daar over, prikbord en foto-album) en naarmate het systeem meer is ingebed schakelt met andere modules in.

Meer info

Plannen oudergesprekken

De leerkracht plant een oudergesprek, door op verschillende dagen 'tijdslots' op te geven. Bijvoorbeeld van 15:00 - 16:00 en van 16:30 - 17:30. Vervolgens kiest de leerkracht voor welke kinderen het gesprek is bedoeld en stuurt de leerkracht een e-mail aan de betreffende ouders.

De ouders ontvangen een e-mail met daarin een knop. Als ze daar op drukken, komen ze op de inschrijf-pagina. Ze slepen hun kind naar een tijdslot dat nog vrij is en de afspraak is gemaakt.

De leerkracht kan eenvoudig een herinnering sturen aan degene die zich nog niet hebben ingeschreven.

Enkele dagen voordat de gesprekken plaats vinden kan de leerkracht de mogelijkheid om je in te schrijven stop zetten, zodat er niet op het laatste moment nog wijziginge zijn (waar de leerkracht niet op rekent).

Het spreekt voor zich dat de leerkracht zelf, altijd alle leerlingen in- en uit kan schrijven.

Eenzijdige en tweezijdige communicatie (mededelingen en b.v. regelen hulp)

De communicatie vanuit Schoolplanner is simpel. Je opent een kalender-item en vanuit dat item stuur je een e-mail.

Een e-mail kan gewoon tekst (en attachments) bevatten, maar het is ook mogelijk om een open - of meerkeuzevraag te stellen. Dan zit in elke e-mail een knop waarmee de ouders kunnen antwoorden.

De antwoorden staan overzichtelijk onder elkaar en kunnen desgewenst worden gedownload.

Je hoeft je niet bezwaard te voelen om een herinnerings e-mail aan ouders te sturen die nog geen antwoord hebben gegeven. Ouders die wel hebben geantwoord krijgen die namelijk niet.

Omdat de e-mails aan een agenda-item hangen, kunnen ouders ze erg gemakkelijk terug vinden. Over een schoolreisje kunnen makkelijk een paar e-mails worden verstuurd. Ouders vinden het tijdstip waarop de bus terug is met een paar klikken terug, omdat ouders altijd vanuit hun agenda werken (wanneer is de votbaltraining, dansles, een kinderfeestje, etc.).

Delen van foto's en verhalen (fotoalbum, prikbord)

Het fotoalbum biedt leerkrachten de mogelijkheid om een aantal foto's in 1x up te loaden. Dit werkt vanaf een PC, maar ook vanaf de smartphone.

De foto's worden verkleind, zodat de albums snel en makkelijk doorgebladert kunnen worden. Op een PC doe je dat met een muisklik, op tablets en smartphones kun je swipen.

Elke foto kan door een ouder makkelijk worden gedownload of doorgestuurd aan opa en oma. De albums zelf zijn standaard 'besloten', zodat alleen school-ouders ze kunnen inzien.

Het prikbord kan worden gebruikt om een enkele foto, youtube-filmpjes en teksten op te 'prikken'.

Teamafspraken

De teamafspraak is alleen zichtbaar voor de teamleden die het betreft. Aan de afspraak kunnen attachments worden gehangen en vanuit de teamafspraak kun je e-mails sturen, al dan niet met een vraag.

Vergaderen wordt zo wel heel makkelijk. De notulen van de vorige keer en de agenda voor deze keer hangen zitten keurig bij elkaar.

Klasoverzicht

De klassenlijsten worden door ouders vaak gebruikt om contact te hebben met de ouders van vriendjes en vriendinnetjes van hun kinderen. Leerkrachten gebruiken de klassenlijsten voor veel verschillende doeleinden. De klassenlijsten bieden bijvoorbeeld de mogelijkheid om via de eigen (web)mail aan geselecteerde ouders te mailen. Op een smartphone kan vanuit de klassenlijst direct met een ouder worden gebeld.

De klasselijst kan ook worden gedownload, zodat je b.v. in Excel snel even een groepsindeling kunt maken.

Weten wanneer iets gebeurt

Ouders zijn altijd bezig met plannen; sport, dansen, muziekles, school-uitjes, verjaardagen, etc. etc.

De Schoolplanner speelt daar op in en heeft de kalender als basis gekozen. De kalender is op de site of in de app te raadplegen en als er over een bepaald kalender-item communicatie is geweest, ben je met enkele klikken bij de e-mail die je al eens hebt gelezen maar niet hebt bewaard.

Weten wat daarover is gecommuniceerd

Omdat ouders snel e-mails terug kunnen vinden, is iedereen ook beter op de hoogte.

Bij de Schoolplanner zie je dat de e-mail adressen vrijwel helemaal up-to-date zijn. En dit geldt voor beide ouders. Dus beide ouders zijn ook op de hoogte.

Alleen dat zien wat voor jou van belang is

Ouders worden overspoelt met informatie. Voor hen is het daarom van belang dat afspraak in de kalender, of een e-mail van school ook daadwerkelijk voor hen is bestemd. De Schoolplanner is zo opgezet dat mensen geen onnodige informatie krijgen.

Een herinneringe e-mail voor ouders die zich niet hebben ingeschreven, gaan dus alleen naar ...

Passend bij jou (Via Schoolplanner, mail en/of synchronisatie met je eigen kalender)

Veel mensen gebruiken al een App om verschillende kalenders in 1 overzicht te tonen. Schoolplanner biedt de mogelijkheid om alle (relevante) afspraken en communicatie over te nemen in zijn eigen agenda. Elke medewerker krijgt hiervoor een eigen link naar de schoolplanner-kalender. Deze link kan worden gebruikt in:

  • Microsoft Outlook
  • Lotes notes
  • Google Calendar
  • Etc.

Antwoorden en inschrijven, letterlijk met 1 druk op een knop

Ouders ervaren het grote gemak van de blauwe knop in de e-mail. Of het nu gaat om het inschrijven voor een oudergesprek, of het beantwoorden van een vraag.

Omdat het zo makkelijk is, is de respons hoog. Herinnerings e-mails gaan alleen naar degenen die nog geen antwoord hebben gegeven, dus niemand wordt lastig gevallen met 'Voor de ouders die zich nog niet hebben ingeschreven ...'

Regelen van overblijf

Als de school de overblijf module gebruikt, kun je als ouder de overblijf van je kind(eren) via Schoolplanner regelen. Schoolplanner ondersteunt verschillende soorten overblijf, dus afhaneklijk van de school gaat het om verplichte overblijf, inschrijven op bepaalde dagen en/of incidentele overblijf.

Overzicht financiën

Als de school de financiële module gebruikt, kun je een doorlopende machtiging afgeven (en intrekken) of met iDEAL betalen. Je hebt inzicht in de rekeningen die je krijgt.

Maak je het bedrag zelf over, dan zie je welke termijn je wel/niet hebt betaald. Heb je een machtiging afgegeven, dan zie je welke incasso wel/niet is gelukt.

Via de e-mail krijg je eventueel formulieren waarin je aan kunt geven of je in termijnen wilt betalen en hoeveel je wilt betalen (ouderbijdrage).

Ziekte & verlof

Als de school deze module gebruikt kun je je kind(eren) makkelijk ziek - en beter melden en verlof aanvragen.

Schoolplanner app en bellen vanuit klasoverzicht

Het is heel eenvoudig om een web-app op je smartphone te installeren. De handleiding staat in Schoolplanner zelf.

Als je op je smartphone Schoolplanner opent, kun je in het klasoverzicht op een telefoonnummer klikken. Dan kun je direct met iemand bellen. Handig...

Ouders houden eigen gegevens bij

Schoolplanner synchroniseert met het leerling administratiesysteem. Daarom hoeft er nooit iets te worden ingevoerd in Schoolplanner. Nieuwe ouders/medewerkers krijgen automatisch hun account. Als het laatste kind van school gaat, of als een mederwerker van school vertrekt, wordt het account ingetrokken.

Ouders en medewerkers kunnen hun eigen gegevens bij houden en geven dus niet meer aan de administaratie door hoe het zit. Dit vermindert het werk voor de administratie.

Actueel adressenbestand (email, telefoon, ...)

Het adressenbestand is dus altijd actueel. En voor elke ouder/medewerker via Schoolplanner inzichtelijk en direct te gebruiken.

Dus met minder werk meer duidelijkheid.

Registratie overblijf

Het is eenvoudig om overblijflijsten per klas uit te draaien. Als de school ook incidentele overblijf heeft, kunnen deze lijsten worden gebruikt om de incidentele overblijf opo te noteren.

De incidentele overblijf wordt vervolgens in Schoolplanner ingevoerd, zodat de juiste kosten in rekening kunnen worden gebracht.

Sturen en beheren van rekeningen

De financiële module biedt alle benodigdheden om de ouderbijdrage, de overblijfkosten en overige rekeningen te beheren:

  • Sturen van een digitaal formulier (termijnen, bedragen en evt. kortingen) aan ouders.
  • Overzetten formulieren naar rekeningen (één rekening per gezin).
  • Beheren (wijzigen) individuele rekeningen.
  • E-mail met rekening versturen (aan hen die nog niet hebben betaald).
  • Rekeningen op (niet) betaald zetten; Overzicht

Bij rekeningen die betrekking hebben op overblijfkosten geldt dat (afhankelijk van de instellingen) vaste bedragen, bedragen per dag en per incidentele overblijf in rekening worden gebracht.

Innen via automatische incasso

Met één druk op de knop kan een incassobestand worden gedownload. Hierin zitten alle betalingen van ouders die een doorlopende machtiging hebben afgegeven. Het incassobestand kan bij de bank worden ingediend. De bank handelt de incasso verder af.

Er kaan heel eenvoudig worden aangegeven of storno's uit vorige termijn(en) in het incassobestand moeten worden opgenomen.

Betalen met iDEAL of creditcard

Het is mogelijk rekeningen te laten betalen via iDEAL, creditcard, etc. De status van de rekening (of de termijn) wordt automatisch op betaald gezet,dus de administratie is eenvoudig en vraagt weinig tijd.

Sturen van herinneringen (niet betaald, storneringen)

Schoolplanner stelt de administratie in staat om e-mails te sturen aan verschillende groepen mensen. Het is heel eenvoudig om een herinnering te sturen aan de ouders die de ouderbijdrage niet hebben betaald en die geen machtiging hebben afgegeven. Of juist aan de ouders die een machtiging hebben afgegeven, maar waarvan de incasso is gestorneerd.

Schoolplanner CMS

Schoolplanner heeft zeer veel functionaliteiten/pagina's. Deze zijn gemaakt in het Schoolplanner CMS (Content Management Systeem). Als school kun je daar zelf ook pagina's aan toe voegen. Zo kun je een hele website bouwen en desgewenst ook bij ons in beheer geven.
Klik hier voor een voorbeeld.

Op elk apparaat

Het is natuurlijk cruciaal dat Schoolplanner op elk apparaat werkt. Het framework waarin Schoolplanner is gebouwd, is daarom responsive en adaptive. Dit betekent dat op een groot scherm meer gegevens worden getoond dan op een klein scherm.

Veilig

Schoolplanner gebruikt, zoals elke goede webapplicatie met privacy-gevoelige informatie, het https-protocol. Dit betekent dat het websiteverkeer versleuteld is.

De gehele school-site in de Schoolplanner bouwen

Schoolplanner kun je naast de 'gewone' school-website gebruiken. Het is ook mogelijk om (extra) webpagina's in Schoolplanner te maken en zelfs om de gehele school-website in Schoolplanner te maken.

In het laatste geval zien bezoekers dus een 'normale' website, maar ouders/medewerkers die inloggen krijgen de extra Schoolplanner functionaliteiten.

Een goed voorbeeld zie je hier: Voorbeeldschool (bekijk deze ook eens op een mobiel).

Het Schoolplanner CMS (content management systeem) biedt:

  • Maken van pagina's (teksten, foto's, quotes, tabellen, kleuren, etc.)
  • Maken van (sub)menu's
  • Het kiezen van een voorgedefiniëerd design
  • Aanpassingen aan het design (CSS)
  • SEO-functies (zodat zoekmachines als Google weten hoe de site gevonden moet worden)
  • Widgets voor speciale functies (menublokken, colofon, kruimelpad, etc.) op pagina's

Je kunt intranet-pagina's maken (pagina's waarvoor je moet inloggen)

Per pagina kun je autorisaties instellen. Deze bepaald wie de pagina mag zien. Zo kun je eenvoudig aangeven dat een pagina alleen voor een bepaalde klas is, of bijvoorbeeld alleen voor medewerkers.

Als school kun je op deze manier bijvoorbeeld ouders toegang geven tot verslagen van de algemene ledenvergadering, of andere stukken die niet relevant zijn voor derden.

Uiterlijk Schoolplanner / de school-site

Schoolplanner biedt een aantal standaard templates. Als Schoolplanner wordt gebruikt 'naast' de gewone website, kunnen er een aantal templates worden gekozen. Dat zelfde geldt voor scholen die hun gehele site in Schoolplanner doen. In het laatste geval kan een school kiezen om kleine aanpassingen te doen of om een geheel nieuw template te maken. Dit gebeurt in overleg en samenwerking.

Voor elk design en elke pagina geldt dat deze op elk apparaat gelezen moet kunnen worden. Schoolplanner voldoet aan de modernste standaarden die hier voor gelden.